Διαβάστε για...

Πώς δημιουργώ υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Η αποστολή ενός ηλεκτρονικού μηνύματος την σημερινή εποχή λογίζεται ως μια σημαντική υπόθεση λόγω του ότι έχει έναν σοβαρό, επίσημο και επαγγελματικό συνήθως χαρακτήρα. Επομένως κρίνεται απαραίτητο να κλείνουμε τα μηνύματά μας με μια υπογραφή. Με το παρόν κείμενο θα σας δώσουμε κάποιες πρακτικές οδηγίες για να δημιουργήσετε μόνοι σας την υπογραφή σας ανάλογα με την πλατφόρμα που χρησιμοποιείτε (Outlook, Gmail, Yahoo). Η υπογραφή μας κάτω από ένα μήνυμα είναι εκείνη που οφείλει να δίνει τα απαραίτητα στοιχεία επικοινωνίας και να προσδίδει έναν προσεγμένο χαρακτήρα στο μήνυμα μας.

υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα από τα προ-σχεδιασμένα πρότυπα για την υπογραφή σας. Κατεβάστε τα πρότυπα στο Word, προσαρμόστε τα με τα προσωπικά σας στοιχεία και στη συνέχεια, αντιγράψτε και επικολλήστε τα στο πλαίσιο Επεξεργασία υπογραφής.
Βρείτε πρότυπα στον παρακάτω σύνδεσμο:
https://templates.office.com/en-us/email-signature-gallery-tm55682965

Υπογραφή στο Outlook

Δημιουργήστε την υπογραφή σας για το Outlook και επιλέξτε πότε θα την προσθέτει στα μηνύματά σας. Εάν διαχειρίζεστε λογαριασμούς και χρησιμοποιείτε το Outlook για την επιχείρησή σας πρέπει να δημιουργήσετε μια υπογραφή για να ενισχύσετε την επαγγελματική σας εικόνα. Ας πάμε να δούμε λοιπόν την διαδικασία δημιουργίας της.

Για να προσθέσετε την υπογραφή στο μήνυμα σας ή για να επεξεργαστείτε την υπογραφή σας πηγαίνετε στο «Άνοιγμα νέου μηνύματος» email. Στο μενού Μηνύματα στο πάνω μέρος, επιλέξτε «Υπογραφή» και στην συνέχεια «Υπογραφές» (όπως στην εικόνα). Ανάλογα με το μέγεθος του παραθύρου του Outlook και αν συντάσσετε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μια απάντηση το μενού «Μήνυμα» και το κουμπί «Υπογραφή» ενδέχεται να βρίσκονται σε δύο διαφορετικές τοποθεσίες. Στην περιοχή Επιλογή υπογραφής για επεξεργασία, επιλέξτε Δημιουργία και στο παράθυρο διαλόγου «Νέα υπογραφή», πληκτρολογήστε ένα όνομα για την υπογραφή.

email box

Στην ενότητα «Επεξεργασία υπογραφής» συνθέστε την υπογραφή σας. Μπορείτε να αλλάξετε γραμματοσειρές, χρώματα και μεγέθη γραμματοσειρών, καθώς και ευθυγράμμιση κειμένου. Εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια πιο ισχυρή υπογραφή με κουκκίδες, πίνακες ή περιγράμματα, χρησιμοποιήστε το Word για να μορφοποιήσετε το κείμενό σας και στη συνέχεια, αντιγράψτε και επικολλήστε την υπογραφή στο πλαίσιο Επεξεργασία υπογραφής. Όταν ολοκληρώσετε πατήστε οκ.

Εάν έχετε ένα λογότυπο εταιρείας ή μια εικόνα για να προσθέσετε στην υπογραφή σας, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα. Ανοίξτε ένα νέο μήνυμα και στη συνέχεια, επιλέξτε Υπογραφή> Υπογραφές. Στο πλαίσιο Επιλογή υπογραφής για επεξεργασία, επιλέξτε την υπογραφή στην οποία θέλετε να προσθέσετε ένα λογότυπο ή εικόνα. Επιλέξτε το εικονίδιο εικόνας, εντοπίστε το αρχείο εικόνας σας και επιλέξτε Εισαγωγή. Για να αλλάξετε το μέγεθος της εικόνας σας, κάντε δεξί κλικ στην εικόνα και στη συνέχεια, επιλέξτε Εικόνα. Στην καρτέλα Μέγεθος χρησιμοποιήστε τις επιλογές για να αλλάξετε το μέγεθος της εικόνας σας. Για να διατηρήσετε τις αναλογίες εικόνας βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει το πλαίσιο ελέγχου Κλείδωμα αναλογίας κλειδώματος. Όταν τελειώσετε, επιλέξτε OK και στη συνέχεια, επιλέξτε ξανά OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές στην υπογραφή σας.

Extra tip: Ορισμός αυτόματης υπογραφής

Προκειμένου να ορίσετε να μπαίνει αυτόματα η υπογραφή σας σε νέα μηνύματα θα πρέπει να μεταφερθείτε ξανά στο παράθυρο "Υπογραφές" και στο δεξί μέρος στην ενότητα "επιλογή προεπιλογής υπογραφής" να διαλέξετε τον λογαριασμό για τον οποίο θα θέλατε να μπαίνει κάποια ήδη υπάρχουσα υπογραφή. Στην δεύτερη σειρά μπορείτε να επιλέξετε την υπογραφή που θέλετε να εισάγεται κάθε φορά στα νέα μηνύματα, αν θέλετε, αλλιώς επιλέγετε -καμία- και τέλος, στην τρίτη σειρά ορίζετε αν θέλετε να μπαίνει αυτόματα η υπογραφή όταν απαντάτε σε κάποιο μήνυμα.

Υπογραφή στο Gmail

Ας δούμε τα 4 απλά βήματα δημιουργίας υπογραφής για τα μηνύματα στο Gmail.

Βήμα 1. Συνδεθείτε στο λογαριασμό σας στο Gmail.

Βήμα 2. Επάνω δεξιά, κάντε κλικ στις Ρυθμίσεις (γρανάζι).  Δείτε όλες τις ρυθμίσεις. 

gmail

Βήμα 3. Στην ενότητα "Υπογραφή", εισαγάγετε το κείμενο της υπογραφής σας στο πλαίσιο. Αν θέλετε, μπορείτε να μορφοποιήσετε το μήνυμά σας προσθέτοντας μια εικόνα ή αλλάζοντας το στυλ του κειμένου.

gmailsignature

Μπορείτε να προσθέσετε συνδέσμους και εικόνες στην υπογραφή του email σας, να αλλάξετε γραμματοσειρές και χρώματα και να διανθίσετε το κείμενο χρησιμοποιώντας τη μίνι γραμμή μορφοποίησης στην ενότητα «Επεξεργασία υπογραφής». Μπορείτε επίσης να προσθέσετε εικονίδια και συνδέσμους κοινωνικών μέσων στην υπογραφή σας. Για να προσθέσετε εικόνες στην υπογραφή σας ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη λογότυπου ή εικόνας στην υπογραφή σας.

Σημείωση: Επιλογή υπογραφής ανάλογα τον λογαριασμό στο Gmail

Αν έχετε το επαγγελματικό σας email μαζί με το προσωπικό σας στο gmail μπορείτε να επιλέξετε για ποιόν λογαριασμό θα μπει ποια υπογραφή. Πηγαίνετε ξανά στις περισσότερες ρυθμίσεις και στην ενότητα Υπογραφή. Στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο λογαριασμού email κάτω απο το παράθυρο επεξεργασίας της υπογραφής, στην ενότητα Προεπιλογές υπογραφής επιλέξτε έναν λογαριασμό email για συσχέτιση με την υπογραφή. Μπορείτε να έχετε διαφορετικές υπογραφές για κάθε λογαριασμό email. Μπορείτε επιλέον να ορίσετε αν θα μπαίνει η υπογραφή σε κάθε νέο μήνυμα σας ή και στις απαντήσεις σας.

gmail signature auto
επιλογή λογαριασμού

Υπογραφή στο Yahoo

Ας δούμε τώρα ποια είναι τα βήματα δημιουργίας υπογραφής στο Yahoo.

Αρχικά ανοίγουμε το Yahoo Mail. 

yahoo

Κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις στην πάνω δεξιά γωνία της οθόνης, δείτε την εικόνα παραπάνω. Έπειτα από το μενού, κάντε κλικ στην επιλογή «Περισσότερες Ρυθμίσεις». (εικόνα κάτω)

yahoo mail

Στο αριστερό μενού, κάντε κλικ στην επιλογή Σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στην ενότητα γραπτά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα δεξιά του μενού, στην ενότητα Υπογραφή, εντοπίστε τον λογαριασμό Yahoo Mail στον οποίο θέλετε να προσθέσετε μια υπογραφή και κάντε κλικ στο κουμπί στα δεξιά του.

yahoo email

Ανοίγει ένα πλαίσιο όπου μπορείτε να επεξεργαστείτε την υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να επισυνάψετε στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Υπάρχουν αρκετές επιλογές μορφοποίησης, συμπεριλαμβανομένου του έντονου κειμένου, αλλαγή του στυλ γραμματοσειράς και του μεγέθους γραμματοσειράς. Μπορείτε να προσθέσετε χρώμα στο κείμενο, καθώς και χρώμα φόντου. Επίσης μπορείτε να εισάγετε σημεία στίξης, συνδέσμους και άλλα. Μπορείτε να δείτε μια προεπισκόπηση του τρόπου εμφάνισης της υπογραφής σας στα δεξιά όπου έχει ανοίξει το παράθυρο Προεπισκόπηση.
Μια σημαντική σημείωση: στο yahoo δεν μπορείτε να προσθέσετε εικόνα στην υπογραφή σας.

yahoo email signature

Όταν ολοκληρώσετε την υπογραφή σας και είστε ικανοποιημένοι με την εμφάνισή της, κάντε κλικ στην επιλογή Επιστροφή στα εισερχόμενα στο επάνω αριστερό μέρος. Η υπογραφή σας αποθηκεύεται αυτόματα, επομένως δεν υπάρχει κουμπί αποθήκευσης που πρέπει να πατήσετε. Όλα τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία που θα συνθέσετε θα περιλαμβάνουν τώρα την υπογραφή σας.

yahoo email signature 2

Βήμα 4. Στο κάτω μέρος της σελίδας, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση αλλαγών.

Εάν θέλετε η υπογραφή σας να προστεθεί σε όλα τα νέα μηνύματα από προεπιλογή, στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο Νέα μηνύματα, επιλέξτε μία από τις υπογραφές σας. Εάν δεν θέλετε να προσθέσετε αυτόματα μια υπογραφή σε νέα μηνύματα, επιλέξτε (κανένα). Αυτό δεν προσθέτει υπογραφή σε μηνύματα στα οποία απαντάτε ή προωθείτε. Εάν θέλετε η υπογραφή σας να εμφανίζεται στα μηνύματα στα οποία απαντάτε και προωθείτε, στο αναπτυσσόμενο μενού Απαντήσεις / προώθηση, επιλέξτε μία από τις υπογραφές σας. Διαφορετικά, αποδεχτείτε την προεπιλεγμένη επιλογή (κανένα). Επιλέξτε OK για να αποθηκεύσετε τη νέα σας υπογραφή και να επιστρέψετε στο μήνυμά σας.

Ποιά λοιπόν θα πρέπει να είναι τα συστατικά της ηλεκτρονική μας υπογραφής;

Πρώτο και βασικό είναι να αναγράφεται σωστά το ονοματεπώνυμο μας. Εξίσου σημαντικό είναι να αναφέρουμε την ιδιότητα μας, μαζί με την εταιρεία στην οποία εργαζόμαστε. Έπειτα θα πρέπει να συμπεριλάβουμε τους τρόπους με τους οποίους μπορεί να επικοινωνήσει κάποιος μαζί μας. Ανάμεσα τους μπορεί να είναι το τηλέφωνό, η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ενδεχομένως, η ιστοσελίδα μας, τα επαγγελματικά μας προφίλ στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και κάποια εικόνα ή λογότυπο.

Η υπογραφή ακόμα και στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο χτίζει σχέση εμπιστοσύνης και προσθέτει επαγγελματισμό στην επικοινωνία μας. Ας είναι σαφής, καλαίσθητη και περιεκτική προκειμένου να δίνει τις απαραίτητες πληροφορίες. Δείτε παρακάτω κάποιες όμορφες και σαφείς υπογραφές που βρήκαμε στο διαδίκτυο. Σε περίπτωση που έχετε απορίες σχετικά με όσα γράφτηκαν παραπάνω επικοινωνήστε μαζί μας.

WebsiteGreece Logo

Αποκτήστε μια πολύ όμορφη παρουσία και μετατρέψτε τους επισκέπτες σας σε πελάτες.

Επικοινωνία

Αιτωλικου 49, Πειραιάς, 18545
Χάρτης

+30 211 7253448
+30 6908885550

info @ websitegreece.com